Сохранение документов в Word

Как сохранить документ в Ворде (MS Word)

В 273 году нашей эры сгорела Александрийская библиотека. Древние египтяне не смогли сохранить документы, находившиеся в ней.

Сегодня же, достаточно знать несколько функций текстового редактора Microsoft Word, чтобы обезопасить себя от угрозы потери данных.

В этой статье, подробно разберемся как сохранять в ворде документы и что делать, если по какой то причине забыли сохранить изменения.


В каком формате сохранять вордовские документы

Старые и новые версии текстового редактора MS Word содержат разные форматы документов. В текстовом редакторе используются расширения:

  • .doc — расширение старого образца, применялись до версии 2003 года;
  • .docx — расширение нового образца, применяется в версиях от 2003 года.

В каком формате сохранить документ Word

Если бы все пользователи шли в ногу со временем, думаю проблем бы не возникло, но так как многие, просто не хотят заниматься обновлением программного обеспечения, появляются проблемы связанные с открытием текстовых файлов и передать свою работу на проверку или согласование, не представляется возможным.

Дело в том, что более новые версии (от 2003 года) MS Word, без проблем работают как с расширением .docx, так и с .doc, а вот редакторы более старые, не способны открыть современный формат .docx, что вызывает ряд трудностей.

Существует проверенное временем решение:

  1. Мы не в силах заставить всех перейти на новый Word, но мы можем сохранять документы в формате .doc, что решит конфликт текстовых редакторов.
  2. Перед сохранением документа, убедитесь какой версии Word, у того пользователя, которому будете передавать файл.

Альтернативным вариантом открытия новых форматов, является онлайн версия Word. Вы всегда можете открыть документ через бесплатные приложения Office Online, и сохранить в подходящем вам формате, для дальнейшего редактирования на своем компьютере.

Как сохранить документ в формате Word

Теперь вы знаете, что вордовские документы можно сохранить в двух форматах (.doc, .docx). Рассмотрим что именно нужно сделать, чтобы сохранить файл.

При первом сохранении текста в ворде, следует:

  1. Кликнуть на вкладку «Файл» в основном меню и выбрать «Сохранить» или нажать горячую клавишу «Ctrl + S».
  2. В результате откроется окно «Сохранение документа».
  3. Далее следует выбрать куда нужно сохранить документ. Для этого найдите нужную папку в проводнике и кликните по ней один раз левой клавише мыши.
  4. Если Вам необходимо сохранить документ в папку второго или третьего уровня, выполните пункт 3.
  5. После выбора папки следует задать имя файла. Найдите строку «Имя файла» и напишите название вашего документа.
  6. Строка ниже подписана как «Тип файла», здесь Вы можете задать интересующий формат.

Строчка «Документ Word» сохраняет файл в формате .docx, строчка «Документ Word 97 — 2003» сохраняет файл в формате .doc.

  1. Нажмите мышкой на «Сохранить» или на клавишу «Enter».

После того, как документ сохранен в файл, все последующие исправления можно сохранить или снова заходя в «Файл» -> «Сохранить», либо сохранить с помощью клавиатуры, клавишами «Ctrl + S» или «Shift + F12».

Сохранить документ как …

Функция бывает полезна во многих случая, при работе с документами, когда нужно сохранить текст в ворде под разными форматами.

К примеру, нужно сохранить документ для старой версии Word в формате .doc, либо .rtf, или поменять название документу, вариантов может быть много.

Один из таких, во время работы с файлами первоисточниками, возникает необходимость создать новый документ на базе открытого и затем редактировать его. Для этого существует команда «Сохранить как».

Рассмотрим, как это делается:

  1. В ленте основного меню воспользуйтесь вкладкой «Файл».
  2. Кликните по команде «Сохранить как» или нажмите горячие клавиши «F12» на клавиатуре.
  3. В диалоговом окне выберите папку для сохранения документа.
  4. В строке «Имя файла» задайте новое имя файла.
  5. В строке «Тип файла» вы можете изменить текущее расширение на любое из выпадающего списка.
  6. Нажмите клавишу «Enter» на клавиатуре или кликните на команду «Сохранить».

Выполнив эти действия, Вы получите, два файла. Один исходный, он будет сохранен на Вашем компьютере и второй новый, он будет открыт и тоже сохранен на ПК, но уже под другим именем и возможно расширением.

Что делать, если забыл сохранить документ

Ни для кого не секрет, что человеку свойственно ошибаться, а компьютер просто машина, поэтому возникают ситуации, когда документ закрывается без сохранения.

Завис компьютер, произошел сбой и Word закрылся, скакнуло напряжение и компьютер выключился, закрыл ворд не сохранил текст документа, подобных случаев можно перечислить очень много, но факт остается фактом, документ, над которым работали очень долго, не сохранился.

Или наоборот, заработался, часть документа удалил и случайно нажал «Сохранить» и теперь надо вернуть более раннюю версию.

Избежать подобных ситуаций, поможет встроенная функция автосохранения документа. Эта функция будет сохранять документ через определенное количество минут автоматически.

И все же, бывают случаи, часто от невнимательности или усталости, когда при закрытии документа, машинально нажал «Не сохранять». Конечно же, все последние изменения будут потеряны, но частично, файл удастся спасти..

Давайте рассмотрим, что следует делать, если вышли без сохранения или в результате программного сбоя закрылся текстовый редактор WS Word или отключили свет и компьютер выключился.

  1. Войдите в меню «Файл».
  2. Выберите команду «Параметры».
  3. Кликните на строку «Сохранение».
  4. Скопируйте адрес папки из ячейки «Каталог данных для автовосстановления». Настройки автосохранения документа в Ворде
  5. Откройте «Проводник» и вставьте в адресную строку скопированную информацию.
  6. В открывшемся окне найдите последний сохраненный файл. Время сохранения найдете в колонке «Дата сохранения».
  7. Откройте файл и увидите, что это потерянный Вами документ сохраненный последним автосохранением.
  8. Откройте через редактор Word этот файл и, воспользовавшись командой «Сохранить как», присвойте интересующее имя и укажите папку для сохранения.

Как найти последний сохраненный документ

Не опытные пользователи текстового редактора, зачастую не обращают внимания в какую папку сохраняют свой документ, а затем не могут его найти. Ситуация распространенная и решается в два клика.

Найти последний сохраненный документ поможет следующий алгоритм:

  1. Открыть меню «Файл».
  2. Выбрать строку с командой «Последние» и кликнуть по ней мышкой.
  3. В открывшемся окне Вы увидите две колонки: в первой колонке будет последний закрытый документ; во второй, папка, где он сохранен.

Word не сохраняет изменения

Почему Ворд не сохраняет документ? Возможно, Вы сталкивались с проблемой, когда Word отказывается сохранять отредактированный документ. Этому есть различные объяснения начнем с программного.

Документ защищен командой «Ограничить редактирование»

Сообщение выскакивает, когда на документ установлена защита. Чтобы снять ограничение следует, следует знать пароль и тогда:

  1. В главном меню выбрать пункт «Рецензирование».
  2. Кликнуть на иконку «Защита».
  3. В открывшемся меню найти кнопку «Отключить защиту».
  4. В новом окне ввести пароль и нажать «Ок». После этого Ваш документ будет доступен для редактирования и сохранения.

Файл снабжен атрибутом «Только для чтения»

Чтобы избавится от проблемы следует:

  1. Закрыть редактируемый документ.
  2. Найти его в сохраненной папке и кликнуть правой кнопкой мыши.
  3. В открывшемся окне команд найти «Свойства».
  4. В открывшемся окне «Свойства» перейти во вкладку «Общие».
  5. Снять галочку с команды «Атрибуты» «Только чтение».

Word отказывается сохранять файлы

Что делать если ворд не сохранил документ? По какой причине? Да, просто, не хочет сохранять. Может сбой системный, может еще что то.

В этом случае, самый банальный способ, это выделить текст документа и нажать «Ctrl+C», другими словами копировать.

Далее, создаем новый вордовский документ и нажимаем «Ctrl+V», тобишь вставить.

В 90% случаев, данный способ поможет в вашей беде.

Системные проблемы

Существуют более серьезные проблемы, последствиями которых, является не возможность сохранения документа в ворде, к ним относятся:

  • заражение компьютера вирусом;
  • сбой в работе текстового редактора.

Решить подобные проблемы, помогут системные администраторы, либо, следует переустановить систему.

В заключение наверное стоит вспомнить самое главное правило всех программистов:

Сохраняйся, как можно чаще

Чего тут еще добавить. Хотите не потерять все то, что наработали, заведите себе правило, набрали предложение или абзац, нажмите две клавиши «Ctrl+S».

Если остались вопросы по теме как сохранить документ в ворде, давайте продолжим общение в комментариях. Буду рад ответить на ваши вопросы.

Очень плохоПлохоУдовлетворительноХорошоОтлично (Пока оценок нет)
Загрузка...
Хотите научиться профессионально работать в MS Office 2010?
Добавить комментарий